会議をうまく進めるファシリテーション

Pocket

隠れファシリテーション

通常ファシリテーションと聞くと、会議をうまく進めるために参加者の前に立って行う司会進行術を思い浮かべると思うが、まずは初級編の参加者の前に立たないファシリテーションについて考える。

誰でもできる確認するファシリテーション

会議中に以下のことを確認する発言をしてみる。

・決まったこと

・やるべきこと(担当者・期限についても忘れずに確認)

これだけで会議参加者の認識のずれを少なくし、結果として会議をうまく進めることができる。これも立派なファシリテーション。

会議を長引かせないためのファシリテーション

会議の終了条件(会議の趣旨)を確認することで、会話の脱線を少なくし、会議を無駄に長引かせないようにできる。

脱線が多い、会議時間が無駄に長い会議に有効。

前に出るファシリテーション

次に会議をうまく進めるために参加者の前に立って行う司会を行う際のファシリテーションについて。

アジェンダの作成

会議前にアジェンダを作成し、アジェンダには各議題に対して所要時間を記載しておく。終了条件も忘れずに記載。

これにより、会議の目的を明確化でき、「なんの会議だろう?」なんて思う参加者を減らせる。さらに所要時間を記載しておくことで、会話の脱線を少なくし、会議を無駄に長引かせないようにできる。

発散と収束

まず、会議では意見の発散(意見を出し切る)から始める。発言していない人も考えを持っている可能性もあるため、要注意。そして意見に優先順位をつけ収束させる。

会議を可視化する

・発言をそのままホワイトボードに書く

・発言の内容が問題点の場合は、発言の横に「問題」または略して「問」と書く

・発言の内容が問題の解決の場合は、発言の横に「解決」または略して「解」と書く

課題解決のステップを意識する

以下の1〜5までが課題解決のステップである。問題解決の際は今の議論がどのステップの発言なのか次のステップにはどうしたらいけるのかを考えながら進める必要がある。

  1. 何が起こっているのか
  2. 具体的にどう困るのか
  3. なぜそれが発生するのか
  4. どんな解決策があるのか
  5. どの施策が効果が大きいのか

最後に

会議の最後には以下のことを明確にする。

・決まったこと

・やるべきこと(担当者・期限についても忘れずに確認)